Dokumenty firmowe to zarówno te zawierające informacje kadrowe, księgowe, jak i wszelkie dokumenty dotyczące klientów firmy. Ich prawidłowe przechowywanie jest niebywale ważne dla bezpieczeństwa danych osobowych – tak pracowników, jak i klientów. Jednak równie ważne jest odpowiednie niszczenie tych materiałów. Aby zrobić to bezpiecznie i zgodnie z przepisami trzeba poznać zasady, zgodnie z którymi powinno się to odbywać. Przybliżymy najważniejsze informacje dotyczące niszczenia dokumentów firmowych.
Jakie dokumenty powinny być niszczone?
W obecnych czasach ciężko jest wyobrazić sobie, aby jakakolwiek dokumentacja została zwyczajnie wyrzucona do śmietnika bez odpowiedniej utylizacji. Dotyczy to w szczególności dokumentów zawierających dane osobowe. Każdy pracodawca powinien pamiętać, że jego obowiązkiem jest nie tylko ochrona danych swoich klientów, ale również pracowników. Wszelkiego rodzaju dokumenty kadrowe i księgowe, listy obecności czy listy płac są dokumentami, które powinny być objęte szczególną ochroną. Ochrona ta uwzględnia każdy etap istnienia takich materiałów, od ich stworzenia przez przechowywanie i przetwarzanie, kończąc na niszczeniu, które również musi odbywać się zgodnie z przepisami.
Dlaczego niszczenie dokumentów firmowych jest ważne?
Każda firma, instytucja i przedsiębiorstwo powinny odpowiednio chronić i zabezpieczać swoje dokumenty firmowe. Jest to ważne co najmniej z dwóch powodów. Po pierwsze, naruszenie bezpieczeństwa danych karane jest wysokimi grzywnami a w wyjątkowych przypadkach nawet ograniczeniem wolności. Po drugie, każdemu przedsiębiorcy i dyrektorowi powinno zależeć, aby jego firma i instytucja była bezpiecznym miejscem i aby nie dochodziło do wycieku czy naruszania danych osobowych zarówno pracowników, jak i klientów. Mając na uwadze te dwie kwestie, każdy pracownik firmy powinien dokładać wszelkich starań, by odpowiednio chronić dokumenty firmowe i wszelkie inne zawierające dane osobowe.
Jak odbywa się niszczenie dokumentów?
Choć wszelkie kwestie dotyczące ochrony danych osobowych są szczegółowo regulowane przez rozporządzenie o ochronie danych osobowych zwanym potocznie RODO, to jednak zapisy dotyczące niszczenia dokumentów zostały opisane dość lakonicznie. Najważniejszym zapisem RODO w tym zakresie jest ten mówiący, że wszelka dokumentacja, która zawiera lub zawierała dane osobowe musi zostać zniszczona w sposób, który uniemożliwi odzyskanie tych danych. Zapis ten wydaje się jasny w kontekście dokumentacji papierowej, niszczymy kartkę wraz z danymi i tym samym postępujemy zgodnie z RODO.
A co z danymi i dokumentami cyfrowymi? Najczęściej zapisywane są one na nośnikach cyfrowych bądź optycznych. Mogą to być dyski twarde, pamięci zewnętrzne czy płyty CD lub DVD. Zgodnie z zapisami RODO, kiedy informacje zapisane w ten sposób przestają być przetwarzane (zaprzestanie przetwarzania może nastąpić z różnych powodów) nośnik, na którym były zapisane musi zostać trwale zniszczony. Z czego wynikają tak restrykcyjne wymogi? Mało kto zdaje sobie sprawę, że informacje cyfrowe, które zostały po prostu skasowane mogą zostać odzyskane przez osobę posiadającą odpowiednie umiejętności. Zadaniem administratora danych osobowych jest zapobieganie możliwości odzyskania informacji. Dlatego tak ważne jest trwałe zniszczenie nośników danych.
Przy dokumentach papierowych trzeba zwrócić uwagę na rodzaj wykorzystywanej niszczarki. Urządzenia biurowe charakteryzują się różnymi klasami bezpieczeństwa danych. Wynika to ze stopnia rozdrobnienia dokumentów, jaki oferują. Warto dobrać sprzęt odpowiednio do rodzaju przechowywanych w firmie i niszczonych danych. Jeśli są to informacje wrażliwe to zdecydowanie powinny być one niszczone w niszczarkach o najwyższej klasie bezpieczeństwa.
Przy nośnikach cyfrowych i optycznych proces niszczenia nie jest już taki prosty. Potrzebne są do tego celu specjalistyczne niszczarki. Wyposażone są w nie fachowe firmy oferujące pomoc w niszczeniu dokumentów. Wszystkie zadania z tego zakresu można zlecić specjalistom z takiej firmy. Jest to dużo prostsze, wygodniejsze i tańsze rozwiązanie. Ponadto fachowcy z takiej firmy zewnętrznej przejmą odpowiedzialność za dotrzymanie wszystkich wymogów bezpieczeństwa przy transporcie i niszczeniu dokumentów firmowych. Warto więc oddać sprawę specjalistom.
