Obsługa korespondencji firmowej to wymagające zadanie, które obciąża zasoby przedsiębiorstwa. Można je jednak zlecić wyspecjalizowanej firmie zewnętrznej. Outsourcing procesu ma szereg zalet, co zauważa coraz więcej organizacji. Jakie korzyści niesie to rozwiązanie? Czy warto się na nie zdecydować?
Obsługa korespondencji firmowej przez firmę zewnętrzną – podstawowe korzyści
Chociaż rewolucja cyfrowa nabiera tempa, firmy wciąż otrzymują i wysyłają tradycyjną korespondencję. W niektórych przypadkach jest jej nawet tak dużo, że trudno zapanować nad obiegiem informacji w przedsiębiorstwie. Niezależnie od tego, jak dużego wsparcia potrzebuje Twoja organizacja, możesz liczyć na pomoc firm zajmujących się obsługą korespondencji. Co zyskujesz dzięki outsourcingowi?
Przede wszystkim możliwość dopasowaniu zakresu usług do potrzeb przedsiębiorstwa. Podmioty działające na rynku oferują outsourcing pełny lub selektywny. W tym pierwszym przypadku zleceniodawca przekazuje partnerowi całość procesów związanych z obsługą korespondencji, w drugim – jedynie wybrane. Co więcej, w zależności od Twoich potrzeb i preferencji usługa może być realizowana w siedzibie firmy lub poza nią.
Kolejnym argumentem przemawiającym za outsourcingiem obsługi korespondencji jest obniżka kosztów. Decydując się na współpracę z zewnętrznym partnerem, nie płacisz za wynagrodzenia pracowników, urlopy i szkolenia. Nie musisz również utrzymywać zaplecza i kupować specjalistycznego zaplecza. Wszystkie te elementy zapewnia firma logistyczna.
Outsourcing obsługi korespondencji – co jeszcze daje przedsiębiorcy?
Możliwość dopasowania zakresu usług i niższe koszty to niejedyne zalety outsourcingu obsługi korespondencji masowej. Dzięki współpracy z zewnętrznym podmiotem zyskujesz dostęp do know-how. Wiedza poparta doświadczeniem sprawia, że specjaliści efektywnie i terminowo wywiązują się ze swoich zadań. Są również w stanie zaproponować innowacyjne rozwiązania, dzięki którym obsługa korespondencji – czy to przychodzącej, czy to wychodzącej – będzie jeszcze sprawniejsza.
Współpracując z profesjonalną firmą logistyczną, zyskujesz dostęp także do specjalistycznego oprogramowania i narzędzi cyfrowych ułatwiających rejestrowanie i zarządzanie korespondencją. Najczęściej oferują one możliwość integracji z firmowym systemem, co ułatwia i usprawnia realizacją różnych procesów w przedsiębiorstwie. Dzięki temu masz również pewność, że w razie potrzeby bez problemu znajdziesz wymagany dokument lub potwierdzenie jego nadania/otrzymania.
Przywołana wcześniej obniżka kosztów jest źródłem kolejnej korzyści – zaoszczędzone pieniądze można przeznaczyć na dowolny cel związany z rozwojem przedsiębiorstwa, np. na działania marketingowe, testy nowego produktu czy też zakup innowacyjnych technologii.
Obsługa korespondencji przez podmiot zewnętrzny – dlaczego warto?
Kolejnym atutem outsourcingu obsługi korespondencji odciąża zasoby firmowe. Pracownicy, którzy do tej pory zajmowali się tym, mogą skupić się na innych zadaniach. Pozwoli to zoptymalizować pracę całego przedsiębiorstwa.
Co więcej, oddelegowując proces, nie musisz go skrupulatnie nadzorować. Firma zewnętrzna będzie przekazywać Ci cykliczne raporty, w których przedstawi wykonane zadania i ich efekty. Jeśli natomiast lubisz trzymać rękę na pulsie, możesz sprawować większą kontrolę. Wszystko zależy bowiem od indywidualnych ustaleń. Większość działających na rynku podmiotów zajmujących się obsługą korespondencji jest elastyczna pod tym względem.
Obsługa korespondencji firmowej angażuje zasoby firmowe i generuje koszty. Nic więc dziwnego, że coraz więcej przedsiębiorstw powierza ją firmie zewnętrznej. Żeby jednak zaoszczędzić i zwiększyć wydajność procesów, przedsiębiorca musi dobrze wybrać partnera. Na rynku funkcjonuje wiele firm świadczących usługi tego typu. Istotne znaczenie ma nie tylko doświadczenie podmiotu, ale również narzędzia wykorzystywane w ramach codziennej pracy. Elementy te przesądzają bowiem o efektywności współpracy.
